CONTABILIDAD ONCE

Bienvenid@s al blog

Este blog fue creado con la finalidad  de desarrollar algunos temas, actividades y talleres referentes a la contabilidad. Espero que su contenido resulte de mucho interés, divertido y útil. 

PRIMER PERIODO

TEMA 
LA NÓMINA

1. Concepto de nómina

La nómina es la relación de  los pagos donde una empresa recoge los registros financieros de sus empleados.

1.1. Estructura y partes de la nómina

Está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.

*El devengado: 

Es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena.

Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.

-Salario básico: hace referencia a la parte de salario que es fija, que se pagará sin importar que cumplan determinadas condiciones, sin importar que se presenten x o y hechos o circunstancias.

Por ejemplo, cuando se dice que el salario básico es de $600.000, debemos entender que ese será el valor que devengará el empleado al mes, sin importar su rendimiento u otras consideraciones, siempre y cuando, claro está, que trabaje todo el mes.

-Horas extras y recargos: se denomina horas extras  al período de tiempo que excede el máximo legal de 8 horas diarias con conocimiento del empleador. Según la leyes laborales colombianas, la jornada máxima de 8 horas deben laborarse durante el día, por lo que si excepcionalmente se ejecutan labores por fuera de la jornada ordinaria de trabajo o esta resulta superada o estas labores se llevan a cabo en días domingos o festivos, el empleador deberá pagar un recargo de acuerdo a la modalidad de las horas extras o el recargo causado.

-Comisiones: Una de las formas de remunerar a un empleado, es mediante el pago de comisiones en función de le realización de una determinada actividad.

Esta figura es da gran aplicación en las empresas comercializadoras, que suelen pagar a sus empleados una comisión por venta realizada, lo que de alguna forma asegura el buen desempeño de sus vendedores, en la medida en que su remuneración depende de su desempeño.

- Bonificaciones: Corresponden a aquella recompensa que recibe el trabajador de manera espontánea por parte de su empleador. Si bien esta es una conducta habitual, las empresas aún tienen dudas sobre cuándo constituyen factor salarial y qué aspectos se deben tener en cuenta al momento de otorgarlas, para que no se conviertan en base de liquidación para el pago de prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social.

-Auxilio de transporte: Es una figura creada por la ley 15 de 1959, y reglamentado por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo

**DEDUCCIONES: 

Son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensión que le corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.

Estos conceptos se calculan en la respectiva liquidación de la nómina.

Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:

-Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado.

El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).

-Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%), la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

-Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.

-Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales.  Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.

Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.

- Otras deducciones:  

Son otros descuentos que el trabajador autoriza con su firma, para  fondos, cuotas sindicales, aportes a cooperativas, embargos (judiciales y comerciales), etc.

-Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado.

*Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

*Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado, (y existen tambíen los embargos por alimentación, los embargos comerciales).

*Embargos comerciales: Es una retención de bienes por mandato de la ley. ... Es decir, puede embargarse el bien de un sujeto o compañía para asegurar que se cumpla el pago de una obligación que haya contraído el sujeto con anterioridad y no haya pagado y existan dudas sobre la satisfacción futura de la deuda.

*Cuotas de créditos a entidades financieras (préstamos bancarios/libranzas): Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

*Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

 APROPIACIONES  

Son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).

Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.

*Seguridad Social Integral:

Es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una buena calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad.

La seguridad social integral se compone de tres elementos: Salud, Pensión y Riesgos profesionales. Todo empleador debe afiliar a sus empleados tanto al sistema de salud, como al de pensión y riesgos profesionales.

-Salud: La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.

-Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario base cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado.

-Riesgos profesionales/laborales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

*Aportes parafiscales:

Son una contribución especial que realizan los empleadores, equivalente al 9% de su nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)., para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, según su misión.

-Cajas de Compensación Familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotización por éste concepto, CONFENALCO.

-Instituto Colombiano de Bienestar Familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F.

Servicio Nacional de Aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA.

*Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son un beneficio adicional al salario que la ley concede al trabajador, con el fin de contribuir a su bienestar como es la prima de servicios, vacaciones, las cesantías,  y los intereses sobre cesantías.

-Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el cálculo de las prestaciones sociales.

- Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones.

-Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador.

-Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado, según sea el periodo de la liquidación.

Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la contabilización de la nómina.

TALLER Nº 1
Liquide la nómina correspondiente al mes de enero del  2015 de la empresa Todosoy S.A. Con la siguiente información suministrada por el departamento de personal 

Nombre del empleado	Cargos	Días Lab.	Sueldo básico	Horas Extras	Libranza
Agustín Márquez	Gerente	30	5.600.000	***	350.000
Ariel Hurtado	Contador	30	4.250.000	***	250.000
Illan Castro	Secretario	30	1.150.000	4 Horas Extras Nocturnas	80.000
Gustavo Córdoba	Almacenista	30	980.000	2 Horas Extras Diurnas	50.000
Arahan Jiménez	Vendedor	30	450.000	2 H.E. Diurnas en Festivo	***
Lucio Criollo	Oficio varios	30	644.300	3 H. Dominical o Festivo	***

Para liquidar la nómina tenga en cuenta:
*Al personal que tenga derecho, liquide el auxilio de transporte por el valor vigente.
* Comisión del  6,5% sobre las ventas mensuales por valor de $15.901.200.
* Al personal que corresponda, liquide la retención en la fuente, de acuerdo a la legislación vigente.
*Para la cooperativa debe descontar el 6% del sueldo básico como ahorro.
* El 20% de  embargo judicial para el contador.
* Valor devengado
* Deducciones
* Neto pagado
* Aportes parafiscales
* Provisiones para prestaciones sociales
**Dirección video nómina:  https://www.youtube.com/watch?v=_9Q2hnbef1c** (Elsa Mara Contable)

SEGUNDO PERIODO

TEMAS

CONTROL DE MERCANCÍAS Y KÁRDEX

Inventario de mercancías

Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. Uno de los activos más grande en las empresas de ventas al por menor o al por mayor es el inventario de mercancía.

El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentra en almacén, bodega, en tránsito o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han entregado a sus clientes.

Sistema de inventarios

Es un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados de manera sistemática para registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:

Sistema de inventario periódico

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, (quincenal, mensual, trimestral, etc.) y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud  el costo de lo vendido se toma el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final.

a. Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades en un periodo contable, después de hacer un conteo físico.

b. Precio de costo: es el precio que va a tener un producto ya terminado (valor monetario en que se estima un producto).

 c. Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable y será el inventario inicial del siguiente periodo.

Sistema de inventario permanente, perpetuo o continuo

El sistema de inventarios permanente, es un procedimiento que permite mantener un control continuo sobre las existencias. Este sistema consiste en mantener un registro constante de las compras y ventas de mercancía a través de una metodología organizada, comúnmente conocida como KÁRDEX que son tarjetas en las que el personal lleva un  historial del movimiento de la mercancía y esta información se utiliza para alimentar los registros contables.

En el sistema de inventarios permanente no se requiere un conteo físico de la mercancía, pues las tarjetas kárdex permiten conocer cuanta mercancía ha ingresado y salido de la compañía; con dichos datos se determina el valor actual del inventario en el momento en el que sea requerido.

 

Dos de las ventajas más importantes del sistema de inventarios permanente son:

1. Acceso al saldo actualizado del inventario en cualquier momento.

2. Establecer el costo de la mercancía en el mismo momento en el que se produce la venta.

METODOS PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS DE MERCANCÍAS 

Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar  el corto de sus inventarios, el costo de ventas  y la utilidad en ventas en cada periodo contable.

Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:

Método del promedio ponderado PP

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

Método de PEPS

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

 

Método de UEPS

Este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente.

Método de identificación específica

Este método es apropiado para empresas cuyo inventario consta de mercancías idénticas; cada artículo se diferencia de lo demás por sus características individuales de número, marca o referencia y tiene un costo determinado. 

Método retail

Este método se basa en el supuesto de que la relación entre la mercancía disponible para la venta y el precio al detalle de las mercancías se determina al momento de la compra. 

El retail permite el uso de kárdex sin valoración, pues únicamente se controla por unidadesSe manejan las mercancías por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasificadas de acuerdo con los márgenes de utilidad liquidadas sobre el costo.

TERCER PERIODO

TEMAS:
AJUSTE DE CUENTAS Y HOJA DE TRABAJO

Concepto
Es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto.

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado ajuste.  

Clases de ajustes

Ajustes ordinarios

Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:

-Caja

-Bancos

-Provisiones y deudas de difícil cobro

-Inventario de mercancías

-Depreciación acumulada

-Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

-Ingresos recibidos por anticipado

-Ingresos por cobrar

-Costos y gastos por pagar

-Provisiones para obligaciones laborales

1. Ajustes a la cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:

A-El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros. En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.

En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

.* Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

* Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de más.
El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

B-El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Para llevar  el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:

* Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.

2.  Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.

Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros de cheques, retiros, notas débito o  crédito y los saldos.

Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes pueden ser:

Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.

Por valores que aparecen en el extracto que aún no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:
*Por nota débito: el banco nos envía notas débito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por préstamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de bancos, por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste. Ejemplo

*Por notas crédito: El banco envía notas crédito por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, según el caso. Ejemplo

3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícil cobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el balance general, en la sección de activos presentar el valor bruto de clientes.

* Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones éste es menor que el valor resultante de calcular la provisión  en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para ello, se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la cuenta de provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.

Método para calcular el calor de la provisión

La escala aceptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales es la siguiente:

De 0 a 3 meses                                    0%

De más de 3 meses a 6 meses             5%

De más de 6 meses a 1 año               10%

De más de 1 año                                15%

Los valores y la fecha de vencimiento de cada uno de clientes se toman del libro auxiliar de clientes o del control de vencimientos de cartera. Ejemplo

4. Ajuste por inventario de mercancías en las empresas con sistem de inventario permanente
Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:

 *Perdida de mercancías por irresponsabilidad del almacenista: En este caso, el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado. Ejemplo

5. Ajuste por depreciación de propiedades, Planta y Equipo (Activos Fijos)
La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.

Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuya a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.

De acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

 

ACTIVO DEPRECIABLE	VIDA UTIL	% DEPRECIACION ANUAL
construcciones y edificaciones	2O años	5%
maquinaria y equipo	10 años	10%
equipo de oficina	10 años	10%
equipo de computación	5 años	20%
flota y equipo de transporte	5 años	20%

Métodos para calcular el valor de la depreciación

                                           Costo del activo 

Depreciación anual = -----------------------------  de donde:
                                                Vida útil                                 

                                          Costo del activo x No. meses 

Depreciación mensual = --------------------------------------- de donde:
                                          Vida útil asignada x 12 meses                                    

                                      Costo del activo x No. días

Depreciación diaria= -------------------------------------
                                          Vida útil x 360 días

6. Ajuste por amortización de pasivos diferidos

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Ej:

7. Ajuste por ingresos por cobrar
Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos. Ej:

8. Ajuste por costos y gastos por pagar
Cuando una empresa ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar

Cuarto periodo
Tema: Hoja de trabajo

Concepto
Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo, el cual  permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.

Estructura de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:

*Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza.

*A su vez consta de dichas columnas:

a. Número de orden de las cuentas

b. Nombre de las cuentas

c. Código de cuentas

d. Balance de comprobación con los movimientos y saldos deudores o acreedores

e. Ajustes con débitos y créditos

f. Balance ajustados

g. Estado de pérdidas y ganancias

h. Balance general.

Objetivos de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo se elabora con la finalidad:

- Verificar la exactitud de los registros contables

- Hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno

- Llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización.

Proceso de elaboración de la hoja de trabajo

Para mayor comprensión del proceso, se desarrolla la hoja de trabajo y comprobantes de ajustes así:

En la columna de cuentas y código

Se registran ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

Balance de comprobación
Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que se elaboran al cierre del período mensual o anual, que contiene los movimientos y saldos deudor y acreedor de las operaciones económicas que afectan o modifican la información financiera de la entidad.

 El objetivo de la balanza de comprobación tiene como finalidad comprobar que el registro que se ha realizado de las operaciones y la afectación contable de las transacciones económicas realizadas por una entidad económica en un cierto tiempo, ha cumplido con la partida doble; y las sumas coinciden con las columnas del cargo y del abono.

Ajustes

Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que tengan para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de dos o más cuentas que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento determinado.

Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o dar cumplimiento a reglas de valuación de los diversos conceptos que integran los estados financieros, algunos ejemplos de estas situaciones son, dar de baja en libros cualquier partida, considerar algunas depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que no revelen el valor real de las cuentas de activos fijos.

Balance ajustado 

Para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así:

*Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito.

*Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

Ganancias y pérdidas

A la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales;

esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas.

En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico.

Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas.

 Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

Balance general

A esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el total de débitos y el de créditos.