Este blog fue creado con la finalidad de desarrollar algunos temas, actividades y talleres referentes a la digitación de texto. Espero que su contenido resulte de mucho interés, divertido y útil.
DIGITACIÓN DE TEXTO
GRADO NOVENO
Metodología:
- Clases Teóricas: Explicación de conceptos fundamentales con ejemplos prácticos.
- Ejercicios Prácticos: Realización de actividades de digitación.
- Evaluaciones: Pruebas de velocidad de digitación, redacción de textos, organización de documentos y simulación de atención al cliente.
- Trabajo en Grupo: Actividades colaborativas donde los estudiantes puedan practicar el trabajo en equipo, la organización y la delegación de tareas.
- Uso de Tecnología: Aplicación de herramientas tecnológicas como procesadores de texto, hojas de cálculo, correo electrónico y otras plataformas relevantes.
PRIMER PERIODO
GRADO NOVENO
EJES TEMÁTICOS: SECRETARIADO
1. ¿Qué es el secretariado?
2. Principales funciones del
secretariado
3. Características del secretariado
Desempeño del aprendizaje
- Relaciono a las principales funciones del secretariado.
Son profesionales que
se encargan de ayudar a mantener el buen funcionamiento de una empresa,
ocupándose de las tareas organizativas y administrativas necesarias para que
los procesos operen de manera eficiente.
Ocupar un cargo de secretariado supone una gran
responsabilidad y confianza por parte de los directivos de la compañía. Y es
que la mayor parte de la organización y distribución de una empresa depende de
ellos. Para que te hagas una idea, entre las funciones del
secretariado se encuentran las siguientes:
- Gestionar la agenda
- Organizar reuniones
- Administrar archivos y documentos
- Atender llamadas y visitas
- Redactar correspondencia
- Elaborar informes
- Programar citas
- Suministrar información a los visitantes y a los que llaman por teléfono
- Mantener y actualizar bases de datos.
- Ser organizado y meticuloso
- Ser capaz de gestionar múltiples tareas simultáneamente
- Tener un alto grado de confidencialidad
- Estar al tanto de los requisitos legales para la custodia de documentos
- Implementar herramientas para controlar el flujo de trabajo.
A grandes rasgos, estas son las funciones más
habituales desarrolladas por los secretarios y secretarias. Sin embargo, en
función de las necesidades de la empresa, hay determinadas labores que pueden
cambiar. Por esta razón, dentro de una misma profesión podemos encontrar
distintos tipos de secretariado:
Secretariado Ejecutivo: Son los profesionales encargados de
prestar asistencia a los ejecutivos de alto nivel. Se ocupan, entre otras
cosas, de las peticiones de información, de organizar reuniones y de gestionar
programas.
Secretariado Administrativo: Se ocupa de implementar los procedimientos, sistemas y políticas que van a seguirse dentro de la empresa, con la finalidad de llevar a cabo sus tareas de manera eficiente.
SEGUNDO PERIODO
EJES TEMÁTICOS: CARTA
COMERCIAL
- Concepto, objetivos y partes
- Diseño y márgenes
- Líneas y espacios
- Pautas para una buena redacción
- Estilos.
* Identifico reconozco la
importancia y las partes de una carta comercial.
Concepto
La carta comercial es un documento muy útil para poder dirigirnos a nuestros clientes, de manera que consigamos destacar nuestro producto o servicio de manera novedosa y ventajosa. La carta se usa para asuntos comerciales, antiguamente era enviada por correo ordinario, hoy se realiza vía email.
Por tanto, las cartas
comerciales a los clientes son el medio comercial más usado en las
transacciones realizadas en el mundo empresarial, ya que, ofrecen la imagen de
la empresa y de ello depende las ventas u operaciones futuras.
Objetivos
- Transmitir un mensaje con
eficiencia y eficacia.
- Crear, mantener o recobrar
una buena voluntad.
Partes
Membrete: Está compuesto por los datos de la empresa remitente que son el nombre, la dirección, NIT, números de contacto y el correo electrónico. Se ubica en la parte superior de la carta y del sobre que se emplea para la correspondencia.
Número consecutivo: Se organiza con tres o cuatro dígitos y se puede acompañar con el nombre de la dependencia.
La carta comercial se escribe
a tamaño carta, en formato vertical y preferiblemente con una fuente/letra
times new roman, helvética, arial y calibri, el tamaño ideal de dicha fuente es
de 12 puntos. Se recomienda los siguientes márgenes de página para este tipo de
documentos:
Margen superior 4,0 cm
Margen inferior 3,0 cm
Margen izquierdo 4.0 cm
Margen derecho 3,0 cm
LÍNEAS Y ESPACIOS
Membrete
4
espacios
Número consecutivo
2
espacios
Localidad y Fecha
4
espacios
Datos del destinatario
2
espacios
Saludo
2
espacios
Asunto
2
espacios
Texto
2
espacios
Despedida
4
espacios
Datos del remitente
4
espacios
Anexos
2
espacios
Copia. Archivo
PAUTAS PARA UNA BUENA
REDACCIÓN
› Claridad:
Utiliza un lenguaje sencillo y evita la ambigüedad. Las oraciones deben
ser directas y fáciles de entender.
› Concisión:
Ve al grano y evita la información innecesaria. Las palabras deben ser
precisas y relevantes para el tema.
› Coherencia:
Asegúrate de que las ideas estén conectadas y fluyan lógicamente. Los
párrafos deben tener un tema central y estar relacionados entre sí.
› Cohesión:
Utiliza conectores y mecanismos de enlace para que el texto fluya y sea fácil
de seguir. Las frases y oraciones deben estar bien conectadas.
› Corrección:
Presta atención a la ortografía, gramática y puntuación. Un texto con
errores puede distraer al lector y afectar la credibilidad.
› Estilo: Adopta un tono adecuado al público objetivo y al propósito del texto. Utiliza un lenguaje apropiado para el contexto y el tema.
ESTILOS
Se refiere a la forma como se
presenta el contenido de la carta comercial, ellos son:
Es un formato de carta comercial donde todo el texto (fecha, destinatario, cuerpo, despedida y firma) se alinea al margen izquierdo, es de espacio sencillo y se deja doble espacio entre párrafos, siendo una opción limpia y eficiente para la correspondencia moderna, aunque existe el estilo "bloque extremo" donde todo va al margen izquierdo sin excepciones, y el "semibloque" que usa sangrías.
Es el formato de carta más simple y rápido, donde todas las líneas (fecha, destinatario, saludo, cuerpo, despedida y firma) se alinean al margen izquierdo, sin sangrías ni tabulaciones, siendo ideal para correspondencia comercial moderna, informal y digital, destacando por su eficiencia y comodidad al escribir.
1. Cartas con información sobre producto / servicio / marca
2. Cartas que están enfocadas y destinadas a la
confirmación de un pedido comercial
3. Cartas con acuse de recibo
4. Cartas para el envío de una factura
5. Carta para el envío de un presupuesto
6. Carta que incluye el catálogo de producto /
servicio de la empresa
7. Carta con listado de precios
8. Cartas para ejecutar y realizar un pedido
9. Carta de promociones.
10. Carta de reclamos
1. ¿Qué es y cómo se hace?
2. ¿Cuál es su estructura?
3. ¿Cuándo y por qué se debe usar?
4. Presente un modelo o ejemplo
CUARTO PERIODO
EJES TEMÁTICOS: El sobre
comercial
Historia
Concepto
Objetivos
Importancia
Partes
Clasificación
Ø Diligencio correctamente el sobre.
HISTORIA
Para encontrar el primer sobre de la historia debemos remontarnos alrededor del año 2000 A.C. en Babilonia.
Surgió una necesidad
imperante, debían idear un sistema que permitiera que los mensajes oficiales
que se enviaban fueran inviolables hasta llegar a su destinatario. Para lo cual
decidieron moldear esferas de arcillas huecas, inventan así el “sobre”
de arcilla.
Un sobre es una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su interior cartas, tarjetas, dinero, documentos, entre otros.
Dentro de los objetivos del sobre a destacar
tenemos:
- Obtener información útil
sobre el manejo de los sobres.
- Practicar el estilo bloque
en el sobre
- Comprender su importancia
- Desarrollar la habilidad de
clasificar los sobres según su tamaño, confección, forma.
Importancia
El sobre es el producto
imprescindible para realizar un envío, ya sea una dedicatoria, una postal, un
cheque, o una promoción de tu marca.
Partes
Se divide en tres tercios
distribuidos así:
Primer tercio o del remitente
En los sobres comerciales este
tercio es el indicado para el membrete. En la correspondencia familiar se usa
para los datos del remitente, antecedidos por la expresión remite.
En la parte inferior de
este tercio, dos interlineas después de la dirección, se escribirán las
indicaciones del remitente en cuanto al manejo del documento: personal,
reservado, confidencial.
Segundo tercio o destinatario
Estos datos son los mismos que
lleva la carta. Se escriben a partir del segundo tercio, en la parte inferior a
dos interlineas. Si estos datos tienen más de cinco líneas, pueden subir uno a
dos renglones.
Tercer tercio o del
correo
Este tercio está reservado
para el correo y para las instrucciones postales, como por ejemplo:
CERTIFICADA, RECOMENDADA, INMEDIATA O ENTREGA PERSONAL.
Clasificación
Por la forma:
Semicuadrado: Tiene las
dimensiones casi iguales por cada lado.
Rectangulares: Tiene la base
más larga que la altura
Bolsas: La bolsa se diferencia
del sobre en que se abre por la parte más estrecha y las solapas montan unas
sobre otras de manera distinta.
Como en los sobres, la forma y
tamaño de las solapas y las combinaciones que con ellas pueden y suelen hacerse
diferencian a las distintas bolsas.
Sobre de manila: Se emplean
para enviar catálogo, revista, folletos, etc. Su elaboración está relacionada
con la abertura, es decir, que pueden elaborarse en forma horizontal o
vertical. Su tamaño puede ser: carta, oficio o extra largo.
Por el tamaño:
Corriente: Sus dimensiones son
16 por 9.5cm.
Comercial: Sus dimensiones son
16 por 12cm
Oficial: Sus dimensiones son
23.5 por 12cm
Por su confección:
Con ventana: Son los que
llevan la abertura o ventanilla cubierta con papel transparente.
Sin ventana: Son todos los
demás sobres
Por el medio de transporte:
Ordinarios: Son los que se
transportan por vía terrestre marítima o fluvial.
Aéreos: Son los que se
transportan por vía aérea.
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