POOL UNDÉCIMO

Bienvenid@s al blog

Este blog fue creado con la finalidad  de desarrollar algunos temas, actividades y talleres referentes al pool de secretariado. Espero que su contenido resulte de mucho interés, divertido y útil. 

POOL DE SECRETARIADO

GRADO UNDÉCIMO 

Metodología

• Clases interactivas: Uso de estudios de caso, debates y análisis de situaciones reales de la empresa.

• Proyectos colaborativos: El trabajo en equipo para la gestión administrativa de casos o simulaciones.

• Uso de Tecnología: Implementación de herramientas tecnológicas para facilitar la gestión administrativa y la comunicación empresarial.

• Evaluación:  Evaluaciones escritas, pruebas prácticas, y presentación de proyectos.

PRIMER PERIODO

EJES TEMÁTICOS

SISTEMAS DE ARCHIVO

- Sistema de archivo alfabético

- Sistema de archivo numérico

- Sistema de archivo cronológico

- Sistema de archivo temático o asunto.

Desempeño del aprendizaje

- Identifico y utilizo correctamente los diferentes términos archivísticos.

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO

Es un método sencillo y directo para organizar documentos ordenándolos según el alfabeto (A-Z), utilizando nombres de personas, empresas o temas como palabras clave para clasificar expedientes, facilitando su localización sin necesidad de catálogos, y es muy adaptable a archivos físicos y digitales, siendo uno de los más comunes y utilizados universalmente.  

SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO

Es un sistema organizacional donde se asigna un número único y secuencial a cada documento o expediente para facilitar su localización, búsqueda y control, siendo ideal para historiales médicos, facturas, pólizas y registros, ya que es sencillo, flexible y proporciona confidencialidad, requiriendo a menudo un índice para relacionar el número con el nombre del asunto o la persona. 

SISTEMA DE ARCHIVO CRONOLÓGICO

Es un método de organización de documentos donde estos se ordenan según su fecha de creación o recepción (año, mes y día), formando una secuencia temporal desde el más antiguo al más reciente (o viceversa) para facilitar su localización y seguimiento de eventos a lo largo del tiempo. 

SISTEMA DE ARCHIVO TEMÁTICO O POR ASUNTO

Es un sistema de organización de documentos que los agrupa según el tema o asunto que tratan, en lugar de por la fecha o el nombre de una persona, facilitando la búsqueda rápida de información relacionada con un área específica (como "Recursos Humanos", "Finanzas", "Ventas") mediante una estructura alfabética de temas principales y subtemas.  

SEGUNDO PERIODO

EJE TEMÁTICO 

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Desempeño del aprendizaje

* Optimizo la eficiencia operativa y promuevo la digitalización de los documentos.

¿QUÉ ES?

Un sistema de gestión documental (SGD) es una solución tecnológica para organizar, controlar y almacenar eficientemente documentos electrónicos (y a veces físicos digitalizados) a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final, mejorando la búsqueda, seguridad, colaboración y cumplimiento normativo de una organización, centralizando la información y automatizando flujos de trabajo. 
 
IMPORTANCIA
- La gestión documental es crucial para mejorar la eficiencia operativa (acceso rápido, menos errores).
- Fortalece la seguridad (protege datos sensibles).
- Ahorra costos (menos papel, espacio).
- Facilita la colaboración, convirtiendo la información en un activo estratégico para la competitividad y continuidad de cualquier empresa moderna.
 
¿CÓMO FUNCIONA?
Un sistema de gestión documental (SGD) funciona como un cerebro digital para organizar la información de una empresa, desde la captura (escaneo, email) hasta el archivo, usando etiquetas y metadatos para una búsqueda instantánea, controlando versiones y accesos, y automatizando flujos de trabajo para eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo, unificando documentos físicos y digitales en un solo lugar centralizado. 
 
¿CÓMO BENEFICIA A LAS EMPRESAS?
Un sistema de gestión documental (SGD) beneficia a las empresas al optimizar la productividad, reducir costos y mitigar riesgos mediante la organización eficiente, automatización de flujos de trabajo y centralización segura de la información, permitiendo un acceso rápido, colaboración mejorada y cumplimiento normativo, lo que se traduce en decisiones más informadas y una mayor competitividad. 
 
ETAPAS 
Las etapas de un Sistema de Gestión Documental (SGD) abarcan desde la creación hasta la disposición final, e incluyen:
1. Planificación
2. Creación
3. Clasificación
4. Ordenamiento
5. Control
6. Seguimiento
7. Almacenamiento
8. Preservación
9. Recuperación
10. Acceso
11. Disposición final. EXPOSICIONES

 

 TERCER PERIODO

 EJES TEMÁTICOS

1. Empleo
2. Tips
3. Solicitud de empleo

4. Curriculum
5. Entrevista

6. Mundo laboral

Desempeño del aprendizaje

*

Se denomina empleo a la generación de valor a partir de la actividad producida por una persona. Es decir, el empleado contribuye con su trabajo y conocimientos a favor del empleador, a cambio de una compensación económica conocida como salario.

 

Encontrar empleo hoy en día no es precisamente una tarea fácil, ya que requiere dedicar mucho tiempo y esfuerzo, aquí encontrarás algunos tips para ello:

1. Sé fuerte mentalmente

2. Márcate un objetivo

3. Habla de trabajo

4. Busca empleo en las redes sociales

5. Usa computrabajo

6. Crea un currículum

7. Fórmate continuamente

8. Presentación personal

9. Prepara la entrevista de trabajo

10. Cuida tu perfil en redes sociales.

 

La solicitud de empleo es una descripción escrita de empleo que sirve para recopilar datos de primordial interés para los empleadores. Es un documento importante en el que queda constancia de la disposición del solicitante y, a su vez, es una carta de presentación profesional del mismo.

¿CÓMO REDACTAR UNA SOLICITUD DE EMPLEO?

La solicitud debe estar escrita en primera persona, debe ser breve y concisa, donde destaque quién es y por qué quiere el empleo.

Tener en cuenta siempre:

​1. Datos personales. Debe incluir la dirección de su domicilio, correo electrónico, teléfono fijo y el número de su celular.

2. Experiencia laboral. Mencione desde el más reciente al más antiguo las empresas en las que trabajó, el cargo y las principales responsabilidades.

3. Educación. Explique dónde estudió y especifique la carrera o curso que realizó, incluyendo idiomas.

4. Referencias personales. Incluya referencias o recomendaciones por parte de personas de confianza con las que haya trabajado anteriormente.

CURRÍCULUM

El currículum es un documento físico o digital de tus habilidades, de tu educación y de tu experiencia laboral. El cual busca destacarte entre los demás postulantes para obtener una entrevista de trabajo. De hecho, se suele decir que el currículum es «el documento de Marketing personal más importante del que dispone un profesional».

 

LA ENTREVISTA

La entrevista de trabajo es la fase del proceso de selección donde el entrevistador analiza a fondo el candidato para comprobar su idoneidad para el puesto ofertado. El aspirante debe aprovechar la oportunidad para destacar que es el más cualificado para el empleo.

FASES DE LA ENTREVISTA

Las tres principales fases en las que se estructura una entrevista de empleo son:

1. Presentación. Es el momento inicial, en el que te presentas al entrevistador y él te expone brevemente el puesto de trabajo. En este momento, muéstrate interesado y decidido.

2. Desarrollo. El reclutador quiere conocer los detalles de tu formación, tu experiencia profesional, tus competencias, etc.  Es muy importante que recuerdes bien los datos y fechas que aparecen en tu currículum y tengas claro los aspectos que quieres destacar, cuáles son las competencias que posees y que te diferencian de los demás, y por qué crees que eres ideal para este puesto de trabajo.

3. Cierre. En el momento del cierre es cuando podrás preguntar algunas dudas respecto al trabajo y la empresa (horario, tipo de contrato, sueldo, etc.) o aclarar algún punto que no hayas entendido.

 

El mundo laboral es uno de los temas más debatidos a nivel mundial, ya que es parte de la vida cotidiana de las personas y se relaciona con la agenda política y la económica. Como el empleo es un tema muy presente en las conversaciones, se lo puede analizar desde perspectivas muy diversas.

Algunas de ellas son: ¿Cómo se garantiza que todas las personas puedan acceder a un empleo de calidad? ¿Las personas más calificadas son las que ocupan los mejores puestos? ¿Cómo se tiene que regular el salario? ¿Cómo afecta el desempleo en la vida de las personas y a un país? ¿Qué relación hay entre la educación y el trabajo?